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17 ans déjà de collaboration entre le centre hospitalier Bélair et les Archives départementales !

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Les Archives départementales accompagnent l’archivage des dossiers administratifs et médicaux du centre hospitalier Bélair depuis…1999 !  Après une étude de la situation des documents dans les différentes structures, cette collaboration a permis la création d’un service « archives » dans un local spécialement adapté et la nomination d’une responsable en 2000. Au fur et à mesure des années, le local se remplit, un logiciel particulier avec codage des boîtes est utilisé et le service compte une nouvelle mission : la documentation.

En 2015, Les Archives départementales ont assuré une formation à l’ensemble du personnel administratif. Des rencontres avec les différents services administratifs ont  lieu afin d’établir, pour chacun d’eux, un tableau de gestion des archives spécifique, lié à leur activité. Ce tableau liste l’ensemble des documents produits ou reçus par le service, indique la durée d’utilité pendant laquelle le service doit conserver les documents et la destination finale (élimination, conservation ou tri).

Ce partenariat qui restera actif encore pendant de nombreuses années permet une meilleure efficacité dans la gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives et dans la réalisation du dossier unique du patient ! Lien indispensable pour que les générations futures puissent accéder un jour à ces documents lorsqu’ils seront versés aux Archives départementales !

 


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