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Espaces dédiés

Le maire responsable des archives

Le maire est responsable au civil et au pénal des archives de sa commune, c’est-à-dire de tous les documents reçus et produits dans le cadre de l’administration quotidienne. 
Le maire est également responsable de la bonne tenue des documents produits dans le cadre des fonctions régaliennes qui lui sont confiées, dans le domaine de l’état civil notamment. 
Les frais de conservation des archives communales sont compris dans les dépenses obligatoires des communes (article L. 2321-2 du code général des collectivités territoriales, 2e alinéa).

Le procès-verbal de récolement

L’arrêté interministériel du 31 décembre 1926 portant règlement des archives communales prescrit à chaque nouvelle élection, l’établissement d’un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives de la commune, auquel est annexé un récolement des archives communales. Cette obligation est aussi valable dans le cas d’une réélection (le maire réélu signe alors en tant que maire sortant et en tant que maire nouvellement élu).

Ce document recense les principales catégories d’archives conservées dans la commune : registres de délibérations, arrêtés du maire, registres paroissiaux et de l’état civil, plans et matrices cadastraux, documents budgétaires et électoraux, etc.
Sa rédaction formalise une passation de responsabilité. Elle donne l’occasion de faire le point sur la situation des archives communales : conditions de conservation, état matériel, lacunes éventuelles.
Ce document doit être établi en trois exemplaires (un pour le maire élu, un pour le maire sortant, un pour le directeur des Archives départementales).


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