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Comment organiser les archives de la commune

Les archives de la commune doivent être conservées pour être consultées pour des besoins administratifs, juridiques ou des recherches historiques. Pour cela, il est nécessaire qu’elles soient bien identifiées et qu’elles soient classées. Elles doivent être regroupées par thème (état civil, élections, bâtiments et biens communaux, voirie…). Ce travail mérite d’être fait régulièrement afin de ne pas accumuler un arriéré trop important.

Textes de références :

- Cadre de classement officiel de 1926 (valable pour les archives de l’Ancien régime et moderne) :

Archives anciennes (antérieures à 1790)

Archives modernes (postérieures à 1790)

Instruction pour le tri et la conservation aux archives communales des documents postérieurs à 1982, publiée par la direction des Archives de France en 1993

Instruction pour le tri et la conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales, publiée par la direction des Archives de France en 2009

Préconisations pour le tri et la conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d'activité spécifiques publiées par le service interministériel des Archives de France le 22 septembre 2014

Le classement des archives implique la réalisation d’éliminations. Voici la liste des principaux documents à éliminer.

Toute élimination de documents d’archives est soumise au visa du directeur des Archives départementales. Pour le demander, il faut remplir un bordereau d’élimination en indiquant la liste des documents que vous souhaitez détruire, leurs dates extrêmes, leur métrage. Le maire doit signer ce document. Ce n’est qu’après réception de ce bordereau visé par le directeur des Archives départementales que les documents peuvent être détruits en toute sécurité (article R. 1421-3 du code général des collectivités territoriales).préconisations

Les documents électroniques font aussi partie des archives de la commune. À ce titre ils doivent aussi faire l’objet d’un classement, d’une organisation, d’un tri. Les Archives départementales sont aussi là pour vous conseiller pour traiter ce type d’archives.

Si le personnel de la mairie ne peut pas faire face au tri des archives qui se sont accumulées, il peut décider de faire appel à un archiviste diplômé ou à un prestataire privé. Les communes doivent toujours faire part de ce type de projet aux Archives départementales.

En cas de fusion de communes, veuillez consulter ce document.


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