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Espaces dédiés

Comment les conserver ?

La reliure et la restauration

Selon l’article 14 du règlement des archives communales annexé à l’arrêté du 31 décembre 1926, les communes ont l’obligation de faire relier les délibérations, les arrêtés du maire, l’état civil et le cadastre, et de restaurer les documents en mauvais état. Ces travaux doivent être effectués par des professionnels qui connaissent les règles à suivre en la matière. Ces derniers établissent des devis sur place qui doivent être validés par les Archives départementales. Vous trouverez sur cette page une liste des relieurs et restaurateurs à contacter. Une reliure mal effectuée peut endommager de façon irréversible le document, il est donc essentiel de respecter ces principes !

Qu’est-ce qu’une bonne reliure ?

  • utilisation de matériaux neutres : pas de fibres synthétiques, pas d’acidité
  • discrétion et réversibilité des opérations
  • pose de charnières
  • renforcement du dos
  • identification du registre par une pièce de titre dorée à l’or fin au lettrage lisible et irréprochable

Le local d’archives

Les archives doivent être conservées dans une salle qui leur est spécifiquement dédiée (la salle archives ne doit pas être une salle de pause, un espace où l’on installe la photocopieuse ou destiné au stockage du matériel d’entretien !). Elle doit pouvoir être fermée à clef.

Les archives sont exigeantes ! Le local qui conserve les archives doit donc répondre aux critères suivants :

  • résistance au sol (900 kg/m2). (Les archives pèsent lourd :1 ml pèse environ 60 kg !)
  • température contrôlée (entre 16 et 20°C) (isolation, chauffage en hiver, aération possible) et maintien d’un taux constant d’humidité relative, entre 50 et 60 % afin d’éviter le développement de moisissures et d’insectes
  • protection contre la lumière (les fenêtres doivent être occultées)
  • protection contre l’incendie (installer des extincteurs à poudre, vérifier les installations électriques)
  • protection contre les risques d’infiltration et d’inondation (éviter le passage de tuyauteries et les lavabos, vérifier l’étanchéité de la toiture, proscrire les caves et zones inondables)
  • rayonnages en métal.

Ce local devra aussi faire l’objet d’un dépoussiérage régulier.

Tout projet de construction, d’extension ou d’aménagement de bâtiment à usage d’archives doit être soumis pour avis au directeur des Archives départementales (article R. 1421-6 du code général des collectivités territoriales).

Conditions de communication

Les mairies doivent prévoir d’accueillir les usagers qui souhaiteraient consulter leurs archives. Les archives publiques sont en effet communicables de droit à toute personne qui en fait la demande dans le respect des délais de communicabilité. Cette consultation doit s’effectuer sur place et être surveillée.


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