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Espaces dédiés

Comment les gérer ?

Préarchivage

Tri et conservation des archives

Quand faut-il archiver ?

En certaines occasions, l’archivage est incontournable :

  • locaux inaccessibles ou dangereux
  • changement de chef de service ou de l’agent occupant le bureau
  • réorganisation, restructuration, suppression ou fusion d’un service
  • déménagement ou réaménagement des bureaux

Mais le tri et la conservation des archives s’effectuent en réalité au quotidien. C’est une tâche importante qui doit être prise en compte dans la définition des missions d’un agent administratif (au moment de la rédaction d’une fiche de poste par exemple).


Préparer l'archivage

Le responsable d’une affaire est également responsable de la tenue de son dossier. Il est indispensable d’organiser ses dossiers et de les trier régulièrement pour ne pas se laisser envahir et retrouver plus facilement l’information nécessaire à la continuité de l’action administrative.

Quelques conseils :

  • Vérifier que le dossier n’existe pas déjà dans le service.
  • Se demander qui fait quoi, où et quand, pour inscrire un minimum d’informations sur la couverture du dossier : son intitulé (en proscrivant les termes « divers » ou « affaires générales ») et ses dates extrêmes (c’est-à-dire la date d’ouverture et de clôture de l’affaire).
  • Créer des sous-dossiers si le dossier est complexe, en utilisant des sous-chemises par thème, pourvues d’un intitulé qui leur est propre.
  • Éliminer régulièrement les doublons et les brouillons. Privilégiez la conservation d’originaux datés et signés.
  • Éviter d’utiliser trombones, épingles, scotch, élastiques, chemises ou sous-chemises plastifiées. Préférer les trombones en plastique.
  • Ne retirez pas de pièces d’un dossier pour en ouvrir un autre, car le premier dossier peut perdre une partie de son sens. Faites plutôt des photocopies.

Élaborer un tableau de gestion des archives

Un bon archivage suppose l’élaboration d’un tableau de gestion des archives qui permet de connaître le sort de tous les documents conservés dans un service.

La direction des Archives de France a produit plusieurs circulaires présentant de tels tableaux. Ils sont accessibles à l’adresse suivante : www.archivesdefrance.culture.gouv.fr, rubrique Gérer les archives / records management et collecte / les instructions de collecte et tri des archives, puis sélectionnez le thème de votre choix.

Lorsqu’il n’existe pas de circulaires, les Archives départementales établissent en accord avec les services de nouveaux tableaux.

Le tableau de gestion des archives est un instrument ouvert à toute modification (changement d’attribution, modification de législation...). Il facilite la gestion des documents mais ne dispense pas de la demande de visa d’élimination au directeur des Archives départementales.

Le tableau de gestion des archives comporte 4 colonnes :

  • la nature du document : elle reprend le titre par lequel il est désigné, son contenu 
    Exemples : Rapport d’activité du service ; Statistiques : état par commune
  • la durée d’utilité administrative (DUA) : elle représente le délai de conservation dans le service, fixé selon les critères juridique (délai de prescription) et administratif (utilité dans le service)
    Exemples : Chrono : DUA de 3 ans ; Dossier de carrière : DUA de 90 ans à compter de la date de naissance
  • la destination finale : elle concerne les destinations possibles du document au terme de la DUA :
    D > Destruction après visa des Archives
    Tri 
    V > Versement aux Archives
  • les observations : cette colonne recueille les renseignements d’ordre général ou particulier concernant les catégories de documents
    Exemple de tableau de gestion des archives :
Nature des documentsDUA et conservation dans le serviceDestination finaleObservations
Chrono 3 ans D  
Rapport d’activité 5 ans V  
Dossier de subvention durée de validité T verser un échantillon à déterminer avec les Archives départementales

Pour tout renseignement complémentaire, n’hésitez pas à contacter directement vos interlocuteurs.


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