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Espaces dédiés

Externaliser des archives publiques

L'externalisation d'archives publiques

Les personnes physiques ou morales détentrices d’archives publiques sont autorisées à les déposer chez des prestataires agréés par le ministère en charge de la culture après en avoir fait la déclaration à l’administration des archives. (Code du patrimoine art. L. 212-4, II).

(Attention : pour les données personnelles de santé un régime spécifique d’externalisation est admis sous le contrôle du ministère en charge de la santé publique)

Quels documents peuvent faire l’objet d’une externalisation ?

  • ceux dont la durée d’utilité administrative n’est pas échue : archives dites courantes ou intermédiaires,
  • tous supports : plans, archives électroniques, dossiers papiers…

Comment faire une demande d’externalisation ?

La déclaration préalable

Avant toute procédure de consultation d’entreprises, le détenteur d’archives publiques désireux d’externaliser doit réaliser une déclaration préalable auprès du Directeur des Archives départementales des Ardennes, chargé du contrôle scientifique et technique des l’État sur les archives produites dans le département. 
Celle-ci doit détailler le contexte, les objectifs, le calendrier, la durée prévisionnelle de l’opération, la liste des documents concernés, les dates extrêmes, le volume, le métrage linéaire ou le nombre des documents déposés. 
Les Archives départementales sont chargées de vérifier ces éléments, au besoin en se rendant sur place. Elles envoient ensuite, par écrit, les conclusions de cette vérification au demandeur.

Le contrat de dépôt

Il s’agit du projet de cahier des charges, rédigé dans le cadre de l’appel d’offre. 
Il indique la nature et le support des documents déposés (description, dates extrêmes, durée de conservation, sort final, métrage linéaire), la description des prestations attendues, des moyens mis en œuvre par le prestataire, les dispositions de communication matérielle et d’accès du déposant à ses archives, les garanties en cas de défaillance du dépositaire, les modalités de restitution des archives à la fin du marché…
Il doit être rédigé en association avec les Archives départementales des Ardennes et remis pour relecture à ce service qui dispose d’un mois pour formuler ses observations par écrit.


Quel prestataire choisir ?

Jusqu’au 30 septembre 2010, les marchés pour lesquels une consultation des entreprises est en cours ou qui sont en instance de publication, pourront être attribués à des sociétés non encore agréées, sous réserve que le prestataire retenu apporte la preuve qu’il a déposé auprès de l’administration centrale des archives une demande d’agrément. Car le ministère de la Culture et de la Communication est l’unique autorité habilitée à délivrer un agrément. 
La décision fait l’objet d’une publication au Journal Officiel. Une liste des personnes physiques ou morales agréées est disponible auprès de l’administration centrale des archives (consultable sur internet). L’agrément est accordé pour une durée limitée dans le temps, fixée à 5 ans pour les archives sur support traditionnel et réduite à 3 ans pour les archives sur support numérique. 
A partir du 1er octobre 2010, plus aucun marché ne pourra être attribué à un dépositaire non agréé.

Pour tout renseignement complémentaire, n’hésitez pas à contacter directement vos interlocuteurs.


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