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Comment les verser ?

Illustration d'un versement

Procédure de versement de documents administratifs

Quels documents verser ?

Seuls les documents à conserver définitivement sont à verser aux Archives départementales. Ils sont déterminés par le tableau de gestion qui définit la durée de conservation dans le service et le sort final de chaque document : élimination ou versement aux Archives. L’élaboration de ce tableau implique la collaboration des Archives départementales et du service.


Comment verser ?

Il faut impérativement établir un plan de classement adapté aux documents à verser :

    • ordre thématique : il reprend le classement ou les fonctions du service et peut s'inspirer du tableau de gestion
    • ordre chronologique (le document le plus ancien de chaque dossier est rangé au-dessous à l’intérieur d’un dossier)
    • ordre alphabétique

La rédaction du bordereau de versement

Aucun versement n’est reçu s’il est dépourvu de bordereau. Le bordereau de versement n’est pas seulement un document d’accompagnement :

  • il revêt un caractère juridique car il correspond à une décharge légale des dossiers pour le service et à une prise en charge pour les Archives
  • il sert de répertoire en cas de recherches administratives et historiques car c’est le seul instrument d’identification et de description du versement.

La rédaction du bordereau nécessite donc le plus grand soin. Il se présente sous forme d’un tableau Excel.

Télécharger le document

Le service doit remplir obligatoirement les 4 premières colonnes, c’est-à-dire :

  • la référence : elle est constituée d’un numéro de sous-série, d'une lettre de série et d’un numéro d’article. Les deux premiers éléments vous seront fournis par les Archives départementales lors de la validation du bordereau. Concernant l’article : chaque boîte ou registre est numéroté individuellement et l’ensemble est coté en continu (ne pas utiliser de numéro bis, ter.., ne pas recommencer à 1 pour chaque catégorie de dossiers et ne pas décrire sur la boîte la nature des documents). Il est préférable d’inscrire les numéros au crayon de papier avant l’examen du bordereau par les Archives départementales.
  • l'analyse : chaque boîte fait l’objet d’une description courte et précise, énonçant l’objet de l’affaire traitée, l’action administrative et la nature des pièces :
    exemples :

boîte n° 1 - Demandes de permis de construire. Communes de A à C
boîte n° 2 - Demandes de permis de construire. Communes de D à G
boîte n° 3 - Commission de retrait de permis : procès-verbaux

NB : développer les sigles, éviter les termes « affaires diverses » et « affaires générales »

  • l'année de début : date du document le plus ancien dans la boîte
  • l'année de fin : date du document le plus récent dans la boîte

Les autres colonnes du tableau seront remplies par les Archives départementales.

Le service versant adresse son bordereau préalable de versement aux Archives départementales par courriel. Après examen, les Archives retournent le bordereau avec, éventuellement des corrections, et attribuent un numéro d’identification pour l’ensemble du versement  (exemple : 2001 W. 2001 est un numéro de sous-série. La lettre W correspond à une série du cadre de classement des Archives départementales relative aux documents postérieurs à 1940).


Organisation matérielle du versement

Les dossiers sont à ranger dans des boîtes d’archives en carton au format standard de 10 cm. Afin d'éviter toute détérioration des documents, ces boîtes ne doivent être ni surchargées, ni laissées à moitié vides. L'usage de scotch pour les fermer est proscrit.

La référence est à inscrire lisiblement par une étiquette informatique sur le petit côté et sur le couvercle, précédée de la mention « Archives départementales des Ardennes ».

  • sur une première ligne : le numéro d’identification délivré par les Archives
  • sur une deuxième ligne, le numéro d’ordre de la boîte

 

 

Lorsque les documents prennent la forme de registres et ne peuvent être conditionnés dans des boîtes d’archives, l’utilisation d’étiquettes autocollantes est proscrite. Il conviendra alors d’éditer des étiquettes papier et de s’adresser aux Archives départementales qui fourniront la colle adéquate. Une unique étiquette (identique au modèle ci-dessus) sera à apposer au dos de chaque registre. 
Le transfert des documents est à la charge du service versant. Il convient de prévenir les Archives départementales pour convenir d’une date de versement qui doit intervenir dans les meilleurs délais après l’attribution du numéro W.
Il est indispensable de charger votre véhicule de façon à ce que les premiers articles du versement soient les premiers à être déchargés.
Après vérification, les Archives adresseront 3 exemplaires du bordereau de versement au service versant : il conviendra d’en retourner 2 exemplaires, datés et signés par le responsable du service, aux Archives départementales. 
Les Archives départementales peuvent refuser les versements qui ne seraient pas conformes aux dispositions réglementaires précitées.

Pour tout renseignement complémentaire, n’hésitez pas à contacter directement vos interlocuteurs.


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