Les archives de l'intercommunalité
L’obligation de conservation
L’EPCI est propriétaire de ses archives (article L. 212-6 du code du patrimoine) c’est-à-dire de tous les documents reçus et produits dans le cadre de l’administration quotidienne. Le président en est le gestionnaire. Il doit veiller à leur conservation.
Le procès-verbal de récolement
À chaque renouvellement du comité syndical ou du conseil communautaire, le nouveau président doit obligatoirement dresser le plus tôt possible un procès-verbal contradictoire de l’ensemble des documents qui sont placés sous sa responsabilité. Il établit une liste précise, appelée procès-verbal de prise en charge des archives de l’EPCI, assorti d’un récolement. Ce document est cosigné par le président entrant et le président sortant et décharge le président sortant de sa responsabilité pénale (arrêté ministériel du 31 décembre 1926). Une copie en est adressée au directeur des Archives départementales.
Comment organiser les archives de l’EPCI
Les archives de l’EPCI doivent être conservées pour être consultées pour des besoins administratifs, juridiques ou des recherches historiques. Pour cela, il est nécessaire qu’elles soient bien identifiées et qu’elles soient classées. Elles doivent être regroupées par thème (personnel, finances, transports, gestion des déchets…). Ce travail mérite d’être fait régulièrement afin de ne pas accumuler un arriéré trop important.
Pour les types de dossiers communs aux communes et aux EPCI (notamment la comptabilité, le budget, la gestion du personnel), les EPCI doivent appliquer les mesures contenues dans les instructions suivantes :
- Instruction pour le tri et la conservation aux archives communales des documents postérieurs à 1982, publiée par la direction des Archives de France en 1993 (consultable sur Internet : www.archivesdefrance.culture.gouv.fr).
- Instruction pour le tri et la conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales, publiée par la direction des Archives de France en 2009 (consultable sur Internet : www.archivesdefrance.culture.gouv.fr)
- Préconisations pour le tri et conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d'activité spécifiques, publié le 22 septembre 2014 (consultatble sur le site internet : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr).
Pour les documents qui ne sont pas listés dans ces instructions, il convient aux EPCI de se tourner vers les Archives départementales avec lesquelles ils détermineront leur temps de conservation dans leurs services et leur sort final.
Les documents électroniques font aussi partie des archives de l’EPCI. À ce titre ils doivent aussi faire l’objet d’un classement, d’une organisation, d’un tri. Les Archives sont aussi là pour vous conseiller pour traiter ce type d’archives.
Le classement des archives implique la réalisation d’éliminations. Voici la liste des principaux documents à éliminer. Toute élimination de documents d’archives est soumise au visa du directeur des Archives départementales. Pour le demander, il faut remplir un bordereau d’élimination en indiquant la liste des documents que vous souhaitez détruire, leurs dates extrêmes, leur métrage. Le président de l’EPCI doit signer ce document. Ce n’est qu’après réception de ce bordereau visé par le directeur des Archives départementales que les documents peuvent être détruits en toute sécurité (article R. 1421-3 du code général des collectivités territoriales).
Si le personnel de l’EPCI ne peut pas faire face au tri des archives qui se sont accumulées, il peut décider de faire appel à un archiviste diplômé ou à un prestataire privé. Les EPCI doivent toujours faire part de ce type de projet aux Archives départementales.
Comment les conserver ?
Le local d’archives
Les archives doivent être conservées dans une salle qui leur est spécifiquement dédiée (la salle archives ne doit pas être une salle de pause, un espace où l’on installe la photocopieuse ou destiné au stockage du matériel d’entretien !). Elle doit pouvoir être fermée à clef.
Les archives sont exigeantes ! Le local qui conserve les archives doit donc répondre aux critères suivants :
- résistance au sol (900 kg/m2). (Les archives pèsent lourd :1 ml pèse environ 60 kg !)
- température contrôlée (entre 16 et 20°C) (isolation, chauffage en hiver, aération possible) et maintien d’un taux constant d’humidité relative, entre 50 et 60 % afin d’éviter le développement de moisissures et d’insectes
- protection contre la lumière (les fenêtres doivent être occultées)
- protection contre l’incendie (installer des extincteurs à poudre, vérifier les installations électriques)
- protection contre les risques d’infiltration et d’inondation (éviter le passage de tuyauteries et les lavabos, vérifier l’étanchéité de la toiture, proscrire les caves et zones inondables)
- rayonnages en métal.
Ce local devra aussi faire l’objet d’un dépoussiérage régulier.
Tout projet de construction, d’extension ou d’aménagement de bâtiment à usage d’archives doit être soumis pour avis au directeur des Archives départementales (article R. 1421-6 du code général des collectivités territoriales).
Conditions de communication
Les EPCI doivent prévoir d’accueillir les usagers qui souhaiteraient consulter leurs archives. Les archives publiques sont en effet communicables de droit à toute personne qui en fait la demande dans le respect des délais de communicabilité. Cette consultation doit s’effectuer sur place et être surveillée.
Le rôle des Archives départementales
Le directeur des Archives départementales est chargé par le préfet de procéder à des inspections dans le cadre du contrôle scientifique et technique (décret n°79-1037 relatif à la compétence des services d’archives publics et la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques, modifié par le décret n°2006-1828). Celles-ci portent sur tous les aspects de la conservation des archives : conditions de conservation, classement, élimination.
Les Archives départementales sont à la disposition des EPCI pour les conseiller dans la gestion des archives qu’il s’agisse de questions de conservation, de tri ou de communication.
Le dépôt d’archives des EPCI aux Archives départementales.
À l’issue de leur durée administrative, les archives historiques peuvent être déposées aux Archives départementales. Une dérogation au dépôt peut être accordée par le préfet sur demande écrite du président et après un contrôle et un avis favorable du directeur des Archives départementales attestant des bonnes conditions de conservation.
L’EPCI reste dans tous les cas propriétaire de ses documents.
Pour en savoir plus :
À destination plus spécifiquement des secrétaires de mairies :
Contacts :
Pour toute question relative à la gestion de vos archives, vous pouvez contacter aux Archives départementales : Léo Davy, Directeur des Archives départementales des Ardennes.
Tél : 03 24 57 40 06
Fax : 03 24 57 40 18