Les archives des communes

Le maire est responsable au civil et au pénal des archives de sa commune, c’est-à-dire de tous les documents reçus et produits dans le cadre de l’administration quotidienne. 
Le maire est également responsable de la bonne tenue des documents produits dans le cadre des fonctions régaliennes qui lui sont confiées, dans le domaine de l’état civil notamment. 
Les frais de conservation des archives communales sont compris dans les dépenses obligatoires des communes (article L. 2321-2 du code général des collectivités territoriales, 2e alinéa).

Le procès-verbal de récolement

L’arrêté interministériel du 31 décembre 1926 portant règlement des archives communales prescrit à chaque nouvelle élection, l’établissement d’un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives de la commune, auquel est annexé un récolement des archives communales. Cette obligation est aussi valable dans le cas d’une réélection (le maire réélu signe alors en tant que maire sortant et en tant que maire nouvellement élu).

Ce document recense les principales catégories d’archives conservées dans la commune : registres de délibérations, arrêtés du maire, registres paroissiaux et de l’état civil, plans et matrices cadastraux, documents budgétaires et électoraux, etc.
Sa rédaction formalise une passation de responsabilité. Elle donne l’occasion de faire le point sur la situation des archives communales : conditions de conservation, état matériel, lacunes éventuelles.
Ce document doit être établi en trois exemplaires (un pour le maire élu, un pour le maire sortant, un pour le directeur des Archives départementales).

Les archives de la commune doivent être conservées pour être consultées pour des besoins administratifs, juridiques ou des recherches historiques. Pour cela, il est nécessaire qu’elles soient bien identifiées et qu’elles soient classées. Elles doivent être regroupées par thème (état civil, élections, bâtiments et biens communaux, voirie…). Ce travail mérite d’être fait régulièrement afin de ne pas accumuler un arriéré trop important.

Le classement des archives implique la réalisation d’éliminations. Retrouvez ici le modèle de bordereau d’élimination. Voici la liste des principaux documents à éliminer.

Toute élimination de documents d’archives est soumise au visa du directeur des Archives départementales. Pour le demander, il faut remplir un bordereau d’élimination en indiquant la liste des documents que vous souhaitez détruire, leurs dates extrêmes, leur métrage. Le maire doit signer ce document. Ce n’est qu’après réception de ce bordereau visé par le directeur des Archives départementales que les documents peuvent être détruits en toute sécurité (article R. 1421-3 du code général des collectivités territoriales).préconisations

Les documents électroniques font aussi partie des archives de la commune. À ce titre ils doivent aussi faire l’objet d’un classement, d’une organisation, d’un tri. Les Archives départementales sont aussi là pour vous conseiller pour traiter ce type d’archives.

Si le personnel de la mairie ne peut pas faire face au tri des archives qui se sont accumulées, il peut décider de faire appel à un archiviste diplômé ou à un prestataire privé. Les communes doivent toujours faire part de ce type de projet aux Archives départementales.

En cas de fusion de communes, veuillez consulter ce document.

La reliure et la restauration

Selon l’article 14 du règlement des archives communales annexé à l’arrêté du 31 décembre 1926, les communes ont l’obligation de faire relier les délibérations, les arrêtés du maire, l’état civil et le cadastre, et de restaurer les documents en mauvais état. Ces travaux doivent être effectués par des professionnels qui connaissent les règles à suivre en la matière. Ces derniers établissent des devis sur place qui doivent être validés par les Archives départementales. Une reliure mal effectuée peut endommager de façon irréversible le document, il est donc essentiel de respecter ces principes !

Le local d’archives

Les archives doivent être conservées dans une salle qui leur est spécifiquement dédiée (la salle archives ne doit pas être une salle de pause, un espace où l’on installe la photocopieuse ou destiné au stockage du matériel d’entretien !). Elle doit pouvoir être fermée à clef.

Les archives sont exigeantes ! Le local qui conserve les archives doit donc répondre aux critères suivants :

• résistance au sol (900 kg/m2). (Les archives pèsent lourd :1 ml pèse environ 60 kg !)
• température contrôlée (entre 16 et 20°C) (isolation, chauffage en hiver, aération possible) et maintien d’un taux constant d’humidité relative, entre 50 et 60 % afin d’éviter le développement de moisissures et d’insectes
• protection contre la lumière (les fenêtres doivent être occultées)
• protection contre l’incendie (installer des extincteurs à poudre, vérifier les installations électriques)
• protection contre les risques d’infiltration et d’inondation (éviter le passage de tuyauteries et les lavabos, vérifier l’étanchéité de la toiture, proscrire les caves et zones inondables)
• rayonnages en métal.

Ce local devra aussi faire l’objet d’un dépoussiérage régulier.

Tout projet de construction, d’extension ou d’aménagement de bâtiment à usage d’archives doit être soumis pour avis au directeur des Archives départementales (article R. 1421-6 du code général des collectivités territoriales).

Conditions de communication

Les mairies doivent prévoir d’accueillir les usagers qui souhaiteraient consulter leurs archives. Les archives publiques sont en effet communicables de droit à toute personne qui en fait la demande dans le respect des délais de communicabilité. Cette consultation doit s’effectuer sur place et être surveillée.

Le directeur des Archives départementales est chargé par le préfet de procéder à des inspections en commune dans le cadre du contrôle scientifique et technique (décret n°79-1037 relatif à la compétence des services d’archives publics et la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques, modifié par le décret n°2006-1828). Des inspections sont donc régulièrement programmées. Elles portent sur tous les aspects de la conservation des archives : conditions de conservation, classement, élimination.
Les Archives départementales sont à la disposition des communes pour les conseiller dans la gestion des archives qu’il s’agisse de questions de conservation, de tri ou de communication.

Le dépôt d’archives communales aux Archives départementales

Le dépôt des archives communales les plus anciennes aux Archives départementales est obligatoire pour toutes les communes de moins de 2000 habitants. Celui-ci peut aussi être prescrit d’office par le préfet pour des communes plus importantes quand les conditions de conservation ne sont pas respectées. Ces communes peuvent aussi choisir le dépôt par le biais d’une décision en conseil municipal et d’un contrat de dépôt signé conjointement avec les Archives départementales.
Il concerne les documents suivants : l’état civil de plus de 150 ans, le cadastre de plus de 30 ans et les documents de plus de 100 ans.
Une dérogation au dépôt peut être accordée par le préfet sur demande écrite du maire et après un contrôle et un avis favorable du directeur des Archives départementales attestant des bonnes conditions de conservation. 
La commune reste dans tous les cas propriétaire de ses documents.