Contrôler

Les Archives sont chargées de contrôler l'ensemble des archives publiques du département, produites par les administrations de l'État et du Département, les collectivités, les hôpitaux, les notaires, les établissements d'enseignement... 

Depuis plusieurs années, les Archives départementales organisent des formations à destination des agents administratifs, des secrétaires de mairie, des gestionnaires d’établissements, etc. pour leur faire connaître le cadre légal des archives, ainsi que des méthodes de tri et d’archivage. De nombreuses visites d’assistance technique et de conseil sont effectuées toute l’année par les agents des Archives, afin de réaliser des chartes d'archivage et des tableaux de tri. 

Les Archives délivrent aussi les visas réglementaires d'élimination d'archives périmées ne présentant pas d'intérêt administratif ou historique.

Enfin, en lien étroit avec la Direction des Systèmes d’Information du Conseil départemental, elles recensent les documents électroniques produits et reçus par l’administration, afin d’établir un ensemble de préconisations pour leur sélection et leur pérennisation au sein d’un système d’archivage électronique.

Collecter

Assurer la collecte des documents en concertation avec les producteurs d'archives est un objectif majeur pour les Archives départementales.

Selon le code du patrimoine, les producteurs d’archives publiques sont tenus de verser leurs archives définitives aux Archives départementales, et aucun dossier ne doit être éliminé sans le visa des Archives. Les modalités de ces versements et éliminations sont expliquées dans des procédures associées à des formulaires.

Pour compléter les documents publics qu’elles reçoivent par voie légale, les Archives départementales collectent aussi, par don ou par achat, les archives privées provenant de familles, personnalités, associations, entreprises, etc. 

Conservatoire de l’édition ardennaise, la bibliothèque des Archives départementales se voit augmentée chaque année de toutes les publications relatives aux Ardennes, ainsi que des publications plus anciennes mises en vente aux enchères, en librairie ou par des particuliers.

Classer

La mise en ordre intellectuelle et physique des dossiers est un des fondements de l’activité des Archives départementales. La description archivistique est une tâche complémentaire du travail de classement. Sa normalisation, relativement récente, permet de donner au public des informations pertinentes et homogènes.

Les archivistes classent donc les dossiers et rédigent des instruments de recherche qui permettent d'orienter les lecteurs dans cette immense masse documentaire.

A l'occasion des classements, les Archives éliminent les pièces périmées comme les documents qui ont un intérêt administratif limité dans le temps : cartes grises, factures...

Conserver

Les Archives conservent le patrimoine écrit, audiovisuel et multimédia des Ardennes dans de bonnes conditions matérielles.

Elles sont engagées depuis plusieurs années dans une politique ambitieuse de conservation préventive, qui vise à mettre en oeuvre tous les moyens nécessaires pour prévenir la dégradation des documents. 

Les archives sont ainsi conditionnées dans des matériaux (boîtes, pochettes de conservation, papier permanent…), qui sont très spécifiques : chimiquement neutres, ils répondent à des normes de fabrication particulières et sont commercialisés par des entreprises spécialisées et peu nombreuses, pour un coût sans commune mesure avec des fournitures ordinaires. 

Les réserves où sont stockées les archives, également appelées "magasins de conservation", bénéficient d'une température (16 à 25°C) et d'une hygrométrie (45 à 55%) contrôlées, d'une lumière appropriée (50 lux), ainsi que d'une protection contre l'incendie et l'intrusion.

La restauration d’un document est envisagée quand tous les autres moyens de préservation n’ont pas suffi à le pérenniser. Quatre critères fondamentaux permettent d'identifier les documents à restaurer : leur valeur historique, leur valeur d’ancienneté, leur valeur d’usage et leur valeur artistique. Des priorités sont déterminées en fonction des trois motifs les plus courants qui peuvent inciter à restaurer un document : son état de détérioration avancée, sa communication intensive, et la perspective de son utilisation et de sa valorisation dans le cadre d’une exposition. 

Communiquer

Les Archives communiquent les documents au public sur place, dans le respect des délais de communicabilité fixés par le code du patrimoine. Elles effectuent des recherches scientifiques pour conseiller les chercheurs avant leur venue en salle de lecture. Elles assurent également des recherches administratives (attestations de jugements, de travail dans une entreprise, de droits divers…).

Le personnel des Archives conseille les particuliers pour les recherches généalogiques mais ne peut pas se substituer au public pour ce type de recherche. Il existe dans les Ardennes deux cercles de généalogie (Voir les partenaires culturels), ainsi qu’un généalogiste professionnel. L’accord que vous concluriez avec ces structures est d’ordre privé et ne pourrait en aucune façon engager la responsabilité du service public.

Les Archives accompagnent le public scolaire de tous niveaux dans sa découverte de l’histoire des Ardennes. Animé par un professeur, le service éducatif propose une approche locale et concrète de nombreuses disciplines (histoire, histoire des arts, géographie, éducation civique, littérature…), grâce à des visites des locaux, des ateliers pédagogiques et des prêts d’expositions.

Véritable acteur culturel dans le département, les Archives développent leur action envers le public grâce à des expositions, des événements, des conférences, des visites, des portes ouvertes, etc. Elles s’attachent également à nouer toutes formes de partenariats avec les structures culturelles ardennaises, qu’elles soient institutionnelles ou associatives.

La galerie d'expositions vous permet de retrouver la plupart de nos activités culturelles (Voir la galerie d’exposition).

Des expositions sur panneaux peuvent être empruntées par les établissements scolaires ou culturels :

Voir la liste des expositions

Les Archives assurent également une assistance technique et scientifique aux associations historiques et culturelles locales (Voir les partenaires culturels).