Le rôle des Archives départementales
Le directeur des Archives départementales est chargé par le préfet de procéder à des inspections en commune dans le cadre du contrôle scientifique et technique (décret n°79-1037 relatif à la compétence des services d’archives publics et la coopération entre les administrations pour la collecte, la conservation et la communication des archives publiques, modifié par le décret n°2006-1828). Des inspections sont donc régulièrement programmées. Elles portent sur tous les aspects de la conservation des archives : conditions de conservation, classement, élimination.
Les Archives départementales sont à la disposition des communes pour les conseiller dans la gestion des archives qu’il s’agisse de questions de conservation, de tri ou de communication.
Le dépôt d’archives communales aux Archives départementales
Le dépôt des archives communales les plus anciennes aux Archives départementales est obligatoire pour toutes les communes de moins de 2000 habitants. Celui-ci peut aussi être prescrit d’office par le préfet pour des communes plus importantes quand les conditions de conservation ne sont pas respectées. Ces communes peuvent aussi choisir le dépôt par le biais d’une décision en conseil municipal et d’un contrat de dépôt signé conjointement avec les Archives départementales.
Il concerne les documents suivants : l’état civil de plus de 150 ans, le cadastre de plus de 30 ans et les documents de plus de 100 ans.
Une dérogation au dépôt peut être accordée par le préfet sur demande écrite du maire et après un contrôle et un avis favorable du directeur des Archives départementales attestant des bonnes conditions de conservation.
La commune reste dans tous les cas propriétaire de ses documents.