Comment organiser les archives de la commune
Les archives de la commune doivent être conservées pour être consultées pour des besoins administratifs, juridiques ou des recherches historiques. Pour cela, il est nécessaire qu’elles soient bien identifiées et qu’elles soient classées. Elles doivent être regroupées par thème (état civil, élections, bâtiments et biens communaux, voirie…). Ce travail mérite d’être fait régulièrement afin de ne pas accumuler un arriéré trop important.
Le classement des archives implique la réalisation d’éliminations. Retrouvez ici le modèle de bordereau d’élimination. Voici la liste des principaux documents à éliminer.
Toute élimination de documents d’archives est soumise au visa du directeur des Archives départementales. Pour le demander, il faut remplir un bordereau d’élimination en indiquant la liste des documents que vous souhaitez détruire, leurs dates extrêmes, leur métrage. Le maire doit signer ce document. Ce n’est qu’après réception de ce bordereau visé par le directeur des Archives départementales que les documents peuvent être détruits en toute sécurité (article R. 1421-3 du code général des collectivités territoriales).préconisations
Les documents électroniques font aussi partie des archives de la commune. À ce titre ils doivent aussi faire l’objet d’un classement, d’une organisation, d’un tri. Les Archives départementales sont aussi là pour vous conseiller pour traiter ce type d’archives.
Si le personnel de la mairie ne peut pas faire face au tri des archives qui se sont accumulées, il peut décider de faire appel à un archiviste diplômé ou à un prestataire privé. Les communes doivent toujours faire part de ce type de projet aux Archives départementales.