Comment les éliminer ?
Procédure d'élimination de documents administratifs
AUCUN DOCUMENT D’ARCHIVES PUBLIQUES N’EST ÉLIMINABLE
SANS LE VISA PRÉALABLE DU DIRECTEUR DES ARCHIVES DÉPARTEMENTALES
(article L. 212-2 du code du patrimoine)
Ce visa est obligatoire car il correspond à une décharge légale pour le service qui détruit des documents.
Quels documents éliminer ?
L’élimination des documents conservés par les administrations repose sur les critères suivants :
- juridique : la loi fixe des délais de prescription.
- administratif : le dossier n’est plus utile à l’administration.
- historique : les Archives départementales sont compétentes pour apprécier l’intérêt que représente un document pour la recherche historique.
Le respect de ces modalités implique la collaboration des Archives départementales et du service versant afin d’élaborer un tableau de gestion des archives. Ce tableau détermine, pour chaque document, la durée de conservation dans le service ainsi que le sort final : élimination ou versement aux Archives.
Comment éliminer ?
La demande d’élimination se présente sous forme d’un bordereau (télécharger le document) qui doit indiquer :
- la nature des documents (exemple : chronos, notes de service...)
- les dates extrêmes : dates du premier et dernier documents du dossier
- le métrage : volume ou nombre de boîtes
Ce bordereau signé par le responsable du service est soumis au directeur des Archives départementales qui délivre le visa réglementaire.
Dès réception de ce visa, le service peut procéder à la destruction matérielle des documents. L’élimination est à la charge du service et doit être réalisée dans les meilleures conditions possibles pour respecter la confidentialité des archives, par incinération ou déchiquetage.
Les Archives départementales peuvent vous recommander des prestataires de destruction d’archives, qui vous délivreront après l’intervention un certificat de destruction.
Pour tout renseignement complémentaire, n’hésitez pas à contacter directement vos interlocuteurs.