Comment classer ses archives ?

La conservation des archives privées demande quelques règles de bon sens. Voici quelques conseils pratiques pour organiser leur classement et leur tri :

• Tout d’abord, il est important de connaître le contexte historique du fonds pour une bonne compréhension des documents. Ainsi pensez toujours à joindre au fonds un bref récapitulatif de l’origine des documents ainsi qu’à indiquer les noms et dates au dos des documents figurés (cartes postales,  photographies). Votre mémoire actuelle ne sera peut-être plus aussi infaillible dans quelques années et ainsi identifié, le document est mis en valeur et devient exploitable pour les intéressés potentiels.
• Il faut veiller à ce que les documents d’un même producteur restent regroupés, sans être mélangés à d’autres.
• Il est essentiel d’éliminer les doublons, et tout document qui n’a de valeur qu’immédiate et qui encombre le fonds.
• Il est possible d’éliminer les exemplaires multiples d’un même document, sauf si ceux-ci, annotés, apportent des informations complémentaires.
• Les documents doivent être classés selon un ensemble cohérent, mais s’ils sont en vrac, un classement méthodique ou alphabétique est conseillé.
• Une période importante de l’histoire comme la Première ou la Seconde Guerre Mondiale doit être regroupée. Il convient de conserver le dossier dans son intégrité, et éviter d’en extraire des pièces en particulier.

Une fois le classement organisé et le dossier ainsi constitué, il est nécessaire d’indiquer le thème général ainsi que les dates. De manière plus élaborée, et si le fonds est vraiment important, on peut dresser un inventaire, en attribuant un numéro à chaque dossier constitué.