Comment conserver ses archives ?

La notion d’archives est indissociablement liée à la notion de conservation. En effet, les documents, quel que soit leur support, vieillissent inexorablement. La conservation préventive a pour objectifs :

• de retarder le phénomène de vieillissement des documents,
• d’empêcher la détérioration des documents.

Pour atteindre ces objectifs, il faut créer et maintenir les conditions optimales de conservation à tous points de vue. L’environnement idéal pour la conservation des documents comprend :

• le contrôle de la température et de l’humidité relative.
• l’absence de polluants externes.
• la bonne ventilation de l’air.
• le contrôle de la luminosité.
• la non prolifération de moisissures, insectes et rongeurs.
• la prévention des risques (incendie, dégâts des eaux, vol) et la maintenance des équipements de sécurité.
• le nettoyage et l’inspection régulière des espaces de stockages.

Dans la pratique :

• Choisissez pour vos archives un lieu de rangement qui soit ni trop humide, ni trop froid, ni trop chaud, ni trop éclairé. Il faut éviter les caves inondables, les pièces traversées par des tuyauteries ou munies d’un point d’eau. Le local doit être bien isolé pour limiter les amplitudes thermiques importantes. Il faut s’assurer d’une bonne ventilation ou d’une aération régulière ainsi que d’un dépoussiérage régulier du local. Si possible, les rayonnages de stockage des documents seront en métal inoxydable.
• Conditionnez vos archives dans du matériel adapté, n’utilisez ni trombones, ni épingles, ni scotch, ni élastiques, ni pochettes plastiques pour la confection des dossiers. Conditionnez-les dans des boîtes solides qui les protégeront de la poussière.
• Evitez d’entreposer de la nourriture ou des boissons à proximité de vos archives et de fumer dans la pièce.
• Evitez de superposer des documents ou de vous appuyer sur eux pour prendre des notes.
• Evitez d’exposer un document original en permanence à la lumière (artificielle ou naturelle).