Espace notaires

Les notaires sont tenus d’assurer la conservation des archives de leur étude et de celles qui ont pu lui être rattachées jusqu’à leur versement aux Archives départementales.

Ils sont soumis à l’obligation de versement de leurs minutes et répertoires de plus de 75 ans (article R212-15 du Code du patrimoine).

Les autres documents produits dans les études notariales (dossiers clients, gestion de l’étude…) sont des archives privées. Elles peuvent faire l’objet d’un dépôt ou d’un don aux Archives départementales (voir page consacrée aux archives privées).

Les archives doivent être conservées dans une salle qui leur est spécifiquement dédiée (la salle archives ne doit pas être une salle de pause, un espace où l’on installe la photocopieuse ou destiné au stockage du matériel d’entretien !). Elle doit pouvoir être fermée à clef et faire l’objet d’un dépoussiérage régulier.

Les archives sont exigeantes ! Le local qui conserve les archives doit donc répondre aux critères suivants :

• résistance au sol (900 kg/m2) car les archives pèsent lourd : 1 ml pèse environ 50 kg !
• température contrôlée (entre 16 et 25°C) : isolation, chauffage en hiver, aération possible et maintien d’un taux constant d’humidité relative entre 40 et 55 % afin d’éviter le développement de moisissures et d’insectes
• protection contre la lumière : les fenêtres doivent être occultées
• protection contre l’incendie : installer des extincteurs à poudre, vérifier les installations électriques
• protection contre les risques d’infiltration et d’inondation : éviter le passage de tuyauteries et les lavabos, vérifier l’étanchéité de la toiture, proscrire les caves et zones inondables
• rayonnages en métal.

Les Archives départementales sont chargées du contrôle scientifique et technique sur les archives publiques dans le département. À ce titre elles se déplacent dans les études notariales, pour vérifier que les minutes et répertoires des actes notariés y sont classés et stockés dans les conditions adéquates pour leur conservation.

Les Archives départementales sont chargées de classer, décrire, coter et mettre à disposition des lecteurs les documents versés par les notaires.

Les actions des Archives départementales auprès des études notariales se font en relation avec la chambre interdépartementale des notaires.

Les archives publiques des études notariales doivent être versées aux Archives départementales au bout de 75 ans. La collecte veillera cependant à ne pas fractionner les archives issues de l’exercice d’un notaire.

Le versement aux Archives départementales incombe aux notaires qui se chargent du transport de leurs archives. Une fois que l’inventaire est rédigé, un exemplaire est envoyé à l’étude pour conservation.

Si les minutes et les répertoires des actes notariés sont communicables au bout de 75 ans en salle de lecture des Archives départementales (mis à part les actes dans lesquels un mineur est le sujet principal, communicables au bout de 100 ans) (art. L213-2 du Code du patrimoine), ces documents sont évidemment librement accessibles pour les notaires qui les ont produits.