Comment les conserver ?

Les archives doivent être conservées dans une salle qui leur est spécifiquement dédiée (la salle archives ne doit pas être une salle de pause, un espace où l’on installe la photocopieuse ou destiné au stockage du matériel d’entretien !). Elle doit pouvoir être fermée à clef et faire l’objet d’un dépoussiérage régulier.

Les archives sont exigeantes ! Le local qui conserve les archives doit donc répondre aux critères suivants :

• résistance au sol (900 kg/m2) car les archives pèsent lourd : 1 ml pèse environ 50 kg !
• température contrôlée (entre 16 et 25°C) : isolation, chauffage en hiver, aération possible et maintien d’un taux constant d’humidité relative entre 40 et 55 % afin d’éviter le développement de moisissures et d’insectes
• protection contre la lumière : les fenêtres doivent être occultées
• protection contre l’incendie : installer des extincteurs à poudre, vérifier les installations électriques
• protection contre les risques d’infiltration et d’inondation : éviter le passage de tuyauteries et les lavabos, vérifier l’étanchéité de la toiture, proscrire les caves et zones inondables
• rayonnages en métal.