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Espaces dédiés

Les archives électroniques

Définition

L’article 1316-1 du code civil, créé par la loi n°2000-230 du 13 mars 2000 dispose : " L'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité".

Les archives électroniques revêtent de multiples formes :

  • documents de bureautique ;
  • bases de données ;
  • documents numérisés ;
  • messages électroniques ;
  • systèmes de gestion électronique des documents (GED) ;
  • sites Internet et Intranet.

Parmi ceux-ci, il est important de distinguer les documents électroniques dont une version papier a été imprimée des documents existants uniquement sur support électronique.


Enjeux de l’archivage électronique

Actuellement plus de 95 % des documents administratifs sont produits sous forme électronique.

Les documents électroniques doivent être conservés :

  • en raison de leur valeur probante ;
  • de façon à en garantir la pérennité, l’intégrité, la sécurité et la traçabilité ;
  • afin de répondre aux obligations légales de conservation des archives publiques ;
  • en raison de leur valeur patrimoniale.

Tout comme les documents papier produits dans le cadre d’une mission de service public, les documents électroniques sont des archives publiques. À ce titre les Archives départementales exercent leur contrôle scientifique et technique sur ces documents électroniques. Aucun document électronique stratégique ne peut donc être éliminé sans le visa du directeur des Archives départementales.

Dans ce cadre, les démarches de dématérialisation doivent être entreprises en concertation avec les Archives départementales.

Pour tout renseignement complémentaire, n’hésitez pas à contacter directement vos interlocuteurs.


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