Les archives électroniques : exemple avec les écoles primaires
Les archives, ce ne sont pas que des documents papiers ! Les mails, documents de travail numériques, les photos ou vidéos, tout est archives dès lors que le document est produit dans le cadre d’une activité.
Dans ce cadre, un premier fonds d’archives électroniques conservé par les Archives départementales a été classé par le service. Ces archives avaient fait l’objet d’une collecte sur clé USB à la suite de la fermeture d’établissements scolaires au cours des années 2010. Concernant treize écoles primaires du département, les documents complètent les fonds papier déjà riches d’informations. Les typologies vont des comptes-rendus administratifs de conseils d’écoles aux nombreuses photographies de classe, comme pour Raillicourt où la plus ancienne date de 1922.
Les archives ont fait l’objet d’un tri, d’un classement et d’un versement visant à assurer leur pérennité indépendamment de leur format ou de leur date. En effet, l’électronique doit suivre un processus différent des archives papiers. La datation par exemple, est parfois fausse, un document peut dater de 2008 et avoir été ouvert puis de nouveau enregistré en 2014. Afin d’en connaître la date de création, les métadonnées sont indispensables et permettent de retracer le parcours d’un document. Ce sont ces mêmes métadonnées qui permettront plus tard d’identifier si un document traité par l’archiviste a été modifié ou non après son passage.
Pour trier des documents numériques, l’archiviste doit employer des outils spécifiques. Archifiltre permet de lister les documents présents dans un fonds, ainsi que leur arborescence, soit leur hiérarchie (dossier, sous-dossier, fichier). Ainsi, chaque dossier est identifié et le classement peut commencer. Les fichiers sont à renommer afin d’être identifiés (anniversaire Mathéo devient par exemple « 20140928_anniversaire_Matheo). Ils sont correctement répartis selon leur thématique (administration, finances, vie scolaire…), à noter qu’il est nécessaire de les conformer à un modèle commun spécialement dédié, telle des tiroirs dans lesquelles doivent rentrer un type de documents spécifiques.
Gaspar permet de créer ce modèle, en paramétrant chaque dossier. Il peut par exemple, les rendre librement accessibles ou en restreindre l’accès pour des raisons de respect de la vie privée.
Enfin, l’import des métadonnées sur Resip enrichit le tout en faisant concorder les dossiers de chaque école à leur modèle. S’y ajoutent alors les dates des documents, leur identifiant informatique, ou encore leurs éventuelles restrictions d’accès.
Le tour est joué ! Il ne reste qu’à importer les données dans le système d’archivage électronique XSacha. Abrégé en SAE, il permet la conservation sécurisée et pérenne des fichiers. C’est en quelque sorte une boîte d’archives sur laquelle serait décrit les documents et leur forme précise, afin de reconnaître un original d’un document modifié ultérieurement, de nouveau grâce aux métadonnées !
