Post-élections
Le récolement des archives municipales et intercommunales
À sa prise de fonction, le maire ou le président de l'établissement public de coopération intercommunale endosse la responsabilité des archives et sont donc responsables de leur conservation. Juste après l’élection, un récolement des archives doit être obligatoirement réalisé. Ce récolement réglementaire se présente sous la forme d'un procès-verbal de décharge (pour le maire sortant), et de prise en charge (pour le maire entrant), accompagné d'un état sommaire ou détaillé des archives appartenant à la commune (art. 4 de l'arrêté interministériel du 31 décembre 1926 portant règlement des archives communales).
Le procès-verbal et l'état des archives servent à formaliser la passation de responsabilité du maire sortant au nouveau maire. Ils permettent de certifier de façon contradictoire l'existence des archives à un moment donné, le maire étant responsable pénalement de toute destruction non réglementaire (art. 432-15 à 443-17 du code pénal).
Même si le maire sortant a été réélu, il convient d'établir un procès-verbal et un récolement dès lors que l'équipe municipale a été modifiée. Dans ce cas, le maire signe à la fois en tant que maire sortant et en tant que maire nouvellement élu.
Par analogie, il est recommandé de faire signer également au président de l'EPCI sortant et au président nouvellement élu un procès-verbal de prise en charge des archives. Le modèle de récolement est adapté aux fonctions exercées par l'EPCI.
Les documents ci-dessous sont là pour vous aider dans cette démarche qui est dorénavant dématérialisée :
